Hướng đến chính quyền "không giấy tờ"

Trung tâm Hành chính công TX Đông Triều hằng ngày tiếp nhận, chuyển khá nhiều văn bản các loại. Nếu theo cách tiếp nhận, phát hành văn bản trước đây, việc xử lý các văn bản phải mất rất nhiều thời gian, công sức qua các công đoạn từ in ấn, đóng dấu, ký nhận, chuyển phát…Tuy nhiên, bằng việc ứng dụng phần mềm quản lý văn bản để xử lý các văn bản đi, đến, những công đoạn này đã được giảm đáng kể các bước thực hiện.

Theo thống kê của Trung tâm, 8 tháng năm 2018, đơn vị đã chuyển, nhận trên 2.000 văn bản qua hệ thống quản lý văn bản… Điều này không chỉ giảm thời gian tiếp nhận, mà còn giảm đáng kể các chi phí về in ấn, vận chuyển văn bản.

Cán bộ Trung tâm Hành chính công TX Đông Triều sử dụng hệ thống quản lý văn bản để xử lý tài liệu.

Cũng như Trung tâm Hành chính công TX Đông Triều, thời gian qua, các đơn vị, địa phương trong toàn tỉnh cũng đẩy mạnh việc sử dụng hệ thống quản lý văn bản để chuyển công văn, giấy tờ qua mạng. Theo thống kê của Ban Quản lý điều hành Dự án xây dựng chính quyền điện tử tỉnh, hiện nay, phần mềm quản lý văn bản đã được triển khai tại 100% sở, ban, ngành; 14/14 huyện, thị xã, thành phố, 186/186 xã, phường, thị trấn trong toàn tỉnh. Thời gian qua, việc sử dụng hệ thống quản lý văn bản trong trao đổi, xử lý thông tin, giấy tờ tại các đơn vị ngày càng được nâng cao.

Ông Võ Đức Hạnh, Phó trưởng Ban Quản lý điều hành Dự án xây dựng chính quyền điện tử tỉnh, cho biết: Việc ứng dụng phần mềm quản lý văn bản trong các cơ quan nhà nước nhằm từng bước hiện đại hóa hệ thống hành chính, thay thế phương pháp trao đổi văn bản truyền thống. Bằng cách gửi chuyển văn bản qua hệ thống quản lý văn bản không chỉ đảm bảo được an toàn, bảo mật cho các giao dịch điện tử giữa các cơ quan nhà nước trên môi trường mạng, mà còn tiết kiệm chi phí gửi nhận văn bản, đồng thời tăng hiệu suất xử lý công việc của các cơ quan nhà nước.

Việc sử dụng hệ thống quản lý văn bản là giải pháp để phát huy hiệu quả chính quyền điện tử, hướng tới chính quyền “không giấy tờ”.

Bên cạnh đó, đến nay 100% sở, ban, ngành, UBND cấp huyện, xã đã được cấp chứng thư số để sử dụng; 100% văn bản đều được chứng thực chữ ký số trước khi phát hành trên môi trường mạng. Tỉnh cũng đầu tư kết nối mạng diện rộng WAN tại trên 300 đơn vị, qua đó giúp ổn định đường truyền, đảm bảo cho việc chuyển tải các văn bản điện tử một cách thông suốt, ổn định, nhanh chóng. Mặt khác, Ban Quản lý điều hành Dự án xây dựng chính quyền điện tử tỉnh đã phối hợp với FPT triển khai và đưa vào cung cấp ứng dụng trên thiết bị di động thông minh phần mềm quản lý văn bản để tăng thêm tiện ích, hỗ trợ người dùng một cách hiệu quả. Qua đó, giúp cán bộ, công chức, viên chức toàn tỉnh làm quen với việc sử dụng văn bản điện tử thay thế văn bản giấy. Theo thống kê, 8 tháng năm 2018, các đơn vị trong tỉnh đã trao đổi trên 1,3 triệu văn bản qua mạng, tiết kiệm chi phí hành chính hàng tỷ đồng cho ngân sách.

Việc triển khai ứng dụng hệ thống quản lý văn bản trong gửi, nhận văn bản điện tử tại các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh đã cho thấy những hiệu quả giúp cho các văn bản được thực hiện gửi, nhận một cách nhanh chóng, công khai, an toàn… Để nâng cao hơn nữa hệ thống quản lý văn bản, hướng tới chính quyền “không giấy tờ”, tỉnh đã chỉ đạo các sở, ban, ngành, địa phương tăng cường gửi, nhận văn bản điện tử và sử dụng chữ ký số, hạn chế tối đa việc xử lý văn bản giấy; khuyến khích việc trao đổi các loại hồ sơ công việc, văn bản khác giữa các cơ quan, tổ chức qua mạng đến tất cả các cấp. Bên cạnh đó, phải thường xuyên kiểm tra, đánh giá tình hình sử dụng văn bản điện tử của cán bộ, công chức, viên chức trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động, thực hành tiết kiệm, cải cách hành chính…

Nguyễn Thanh