Sử dụng chữ ký số: Giải pháp thiết thực trong cải cách hành chính

Những năm qua, bằng việc triển khai đồng bộ các giải pháp xây dựng chính quyền điện tử, trong đó đặc biệt là đẩy mạnh áp dụng công nghệ thông tin tại các cơ quan, đơn vị đã tạo ra những kết quả tích cực, góp phần nâng cao hiệu quả cải cách hành chính (CCHC). Trong những giải pháp này, phải kể đến hiệu quả ứng dụng chữ ký số trong gửi, nhận văn bản điện tử tại các cơ quan nhà nước.

Chuyên viên Văn phòng UBND TP Hạ Long thực hiện ký số xác nhận trên văn bản để chuyển tới các cơ quan, đơn vị.

Bộ phận văn thư, Văn phòng UBND TP Hạ Long hàng ngày tiếp nhận và phát hành hàng trăm văn bản các loại. Nếu theo cách tiếp nhận, phát hành văn bản trước đây, việc xử lý các văn bản phải mất rất nhiều thời gian, công sức qua các công đoạn từ in ấn, đóng dấu, ký nhận, chuyển phát… Tuy nhiên, từ khi thành phố áp dụng chữ ký số để xử lý các văn bản đi, đến, những công đoạn này đã được giảm đáng kể các bước thực hiện.

Chị Nguyễn Thị Nga, chuyên viên Văn phòng UBND TP Hạ Long, cho biết: Bằng cách áp dụng chữ ký số trong xử lý các văn bản, thay vì phải viết tay như trước kia để gửi đến các đơn vị thì bây giờ tôi chỉ cần quét (scan) văn bản và vận dụng một số thao tác đơn giản trên máy tính để chèn chữ ký số và chuyển các văn bản được phê duyệt đến các cơ quan, đơn vị một cách nhanh chóng, thuận tiện…

Theo thống kê của TP Hạ Long, năm 2017, thành phố đã chuyển trên 15.800 văn bản, 4 tháng đầu năm 2018 là trên 4.500 văn bản sử dụng chữ ký số qua hệ thống thư công vụ, email… Điều này không chỉ giảm thời gian tiếp nhận, chuyển văn bản mà còn giảm đáng kể các chi phí về in ấn, vận chuyển văn bản đến các cơ quan, đơn vị.

Đồng chí Nguyễn Tiến Sĩ, Trưởng phòng Công nghệ thông tin, Sở TT&TT cho biết: Việc ứng dụng chữ kí số trong các cơ quan nhà nước, đặc biệt trong giải quyết các thủ tục hành chính nhằm tăng cường khả năng xác thực của văn bản trong các giao dịch điện tử và từng bước hiện đại hóa hệ thống hành chính, thay thế phương pháp trao đổi văn bản truyền thống. Việc sử dụng chữ kí không chỉ đảm bảo được an toàn, an ninh và bảo mật cho các giao dịch điện tử giữa các cơ quan nhà nước trên môi trường mạng, mà còn tiết kiệm chi phí gửi nhận văn bản, đồng thời tăng hiệu suất xử lý công việc của các cơ quan nhà nước. Hiện nay, việc áp dụng chữ ký số được thực hiện theo 2 hình thức: Thứ nhất là ký số bởi chứng thư số đơn vị, theo đó văn bản của các cơ quan, đơn vị sau khi được thông qua, người có thẩm quyền ký tên, chuyển tiếp văn thư đóng dấu, quét và lưu văn bản dưới dạng tệp tin PDF để thực hiện ký số bởi chứng thư số. Thứ hai là ký số đồng thời bởi chứng thư số của người có thẩm quyền và chứng thư số của đơn vị. Theo đó, văn bản của các cơ quan, đơn vị sau khi được thông qua, chuyển sang dạng tệp tin PDF, người có thẩm quyền thực hiện ký số bởi chứng thư số cá nhân còn hiệu lực, chuyển tiếp văn thư ký số bởi chứng thư số của đơn vị và thực hiện gửi qua mạng internet tới các đơn vị.

Việc áp dụng chữ ký số góp phần nâng cao hiệu quả cải cách hành chính ở các đơn vị.

Ðến nay, toàn tỉnh  trên 1.100 cơ quan, đơn vị, địa phương trong tỉnh triển khai ứng dụng chữ ký số, điều này đã tạo hiệu quả tích cực cho các đơn vị, như: Giảm thiểu tối đa thời gian gửi nhận văn bản, việc chuyển tài liệu, hồ sơ đã ký được tiện lợi, nhanh chóng qua mạng internet, không phải in ấn các văn bản, hồ sơ tài liệu, việc ký các văn bản điện tử có thể diễn ra ở bất kỳ đâu, bất kỳ thời gian nào, tiết kiệm chi phí hành chính.

Theo thống kê của Sở Thông tin và Truyền thông, riêng 4 tháng đầu năm 2018, các đơn vị trong tỉnh đã trao đổi trên 560.000 văn bản qua mạng, qua đó tiết kiệm chi phí hành chính hàng tỷ đồng cho ngân sách. Có thể thấy, việc triển khai ứng dụng chữ ký số trong gửi, nhận văn bản điện tử tại các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh đã cho thấy những hiệu quả giúp cho các văn bản được thực hiện gửi nhận một cách nhanh chóng, công khai, an toàn… Đây cũng là cơ sở để tỉnh tiếp tục tạo ra bước đột phá trong cải cách hành chính, hướng đến xây dựng nền chính quyền điện tử hiện đại, hoạt động hiệu quả phục vụ người dân, doanh nghiệp trong thời gian tới.

Nguyễn Thanh

[links()]