Thủ tục cấp lại bản chính giấy khai sinh

Mới đây, qua số điện thoại 0203.3834.365 của Báo Quảng Ninh, bạn đọc Phạm Văn Thiệu, tổ 60, khu 7A, phường Cao Thắng, TP Hạ Long, có hỏi: “Tôi bị mất bản chính giấy khai sinh, muốn xin cấp lại. Tìm hiểu tôi được biết, việc xin cấp lại giấy khai sinh có thể làm tại phường nơi cư trú. Tuy nhiên, khi đến phường, tôi lại được hướng dẫn về quê nơi tôi sinh ra là ở Phủ Lý, tỉnh Hà Nam. Tôi đã về quê xin cấp lại thì được hướng dẫn trở về phường nơi cư trú. Tôi thật sự băn khoăn không biết mình phải làm lại bản chính giấy khai sinh ở đâu. Tôi xa quê đã hơn 30 năm nay. Cũng ngần ấy thời gian tôi sinh sống tại phường Cao Thắng và đã được cấp chứng minh thư, sổ hộ khẩu”.

Qua nghiên cứu các quy định hiện hành và tham khảo ý kiến chuyên gia, Tòa soạn Báo Quảng Ninh xin được tư vấn cho bạn như sau:  

Từ ngày 1/1/2016, thủ tục đăng ký lại khai sinh đã được điều chỉnh bởi Nghị định 123/2015/NĐ-CP ngày 15/11/2015 (Nghị định này thay thế Nghị định 158/2005/NĐ-CP ngày 27/12/2005 về đăng ký và quản lý hộ tịch).

Tại Điều 24 của Nghị định 123/2015/NĐ-CP quy định: (1) Việc khai sinh, kết hôn, khai tử đã được đăng ký tại cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam trước ngày 1/1/2016 nhưng sổ hộ tịch và bản chính giấy tờ hộ tịch đều bị mất thì được đăng ký lại. (2) Người yêu cầu đăng ký lại khai sinh, kết hôn, khai tử có trách nhiệm nộp đầy đủ bản sao giấy tờ, tài liệu có nội dung liên quan đến việc đăng ký lại. (3) Việc đăng ký lại khai sinh, kết hôn chỉ được thực hiện nếu người yêu cầu đăng ký còn sống vào thời điểm tiếp nhận hồ sơ.

Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả hiện đại ở phường Cao Thắng (TP Hạ Long). Ảnh: Thanh Tùng

Điều 25 của Nghị định này quy định, thẩm quyền đăng ký lại khai sinh, kết hôn, khai tử là UBND xã, phường, thị trấn nơi đã đăng ký khai sinh, kết hôn trước đây hoặc UBND xã, phường, thị trấn nơi người yêu cầu thường trú, thực hiện đăng ký lại khai sinh, kết hôn. Về nội dung khai tử thì UBND xã, phường, thị trấn nơi đã đăng ký khai tử trước đây sẽ thực hiện đăng ký lại khai tử.

Như vậy, bạn có thể làm lại bản chính giấy khai sinh ở phường nơi bạn đang thường trú hoặc nơi bạn đã đăng ký khai sinh trước đây. Để được cấp lại bản chính giấy khai sinh, bạn cần chuẩn bị hồ sơ đăng ký lại khai sinh đầy đủ theo quy định tại Điều 26 của Nghị định này. Cụ thể:   

a) Tờ khai theo mẫu quy định, trong đó có cam đoan của bạn về việc đã đăng ký khai sinh nhưng không lưu giữ được bản chính giấy khai sinh;

b) Bản sao toàn bộ hồ sơ, giấy tờ của bạn hoặc hồ sơ, giấy tờ, tài liệu khác trong đó có các thông tin liên quan đến nội dung khai sinh của bạn

c) Trường hợp bạn là cán bộ, công chức, viên chức, người đang công tác trong lực lượng vũ trang thì ngoài các giấy tờ theo quy định tại Điểm a và Điểm b Khoản này phải có văn bản xác nhận của Thủ trưởng cơ quan, đơn vị về việc những nội dung khai sinh gồm: Họ, chữ đệm, tên; giới tính; ngày, tháng, năm sinh; dân tộc; quốc tịch; quê quán; quan hệ cha - con, mẹ - con phù hợp với hồ sơ do cơ quan, đơn vị đang quản lý.

Trong thời hạn 5 ngày làm việc, kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ, công chức tư pháp - hộ tịch kiểm tra, xác minh hồ sơ. Nếu việc đăng ký lại khai sinh là đúng theo quy định của pháp luật thì công chức tư pháp - hộ tịch thực hiện đăng ký lại khai sinh như trình tự quy định tại Khoản 2 Điều 16 của Luật Hộ tịch. Nếu việc đăng ký lại khai sinh được thực hiện tại UBND cấp xã không phải là nơi đã đăng ký khai sinh trước đây thì công chức tư pháp - hộ tịch báo cáo Chủ tịch UBND xã có văn bản đề nghị UBND nơi đăng ký khai sinh trước đây kiểm tra, xác minh về việc lưu giữ sổ hộ tịch tại địa phương.

Trong thời hạn 5 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị, UBND nơi đã đăng ký khai sinh trước đây tiến hành kiểm tra, xác minh và trả lời bằng văn bản về việc còn lưu giữ hoặc không lưu giữ được sổ hộ tịch. Và trong thời hạn 3 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được kết quả xác minh về việc không còn lưu giữ được sổ hộ tịch tại nơi đã đăng ký khai sinh, nếu thấy hồ sơ đầy đủ, chính xác, đúng quy định pháp luật công chức tư pháp - hộ tịch thực hiện việc đăng ký lại khai sinh như quy định tại Khoản 2 Điều 16 của Luật Hộ tịch.

Bạn cần lưu ý, giấy tờ làm cơ sở đăng ký lại khai sinh được quy định tại Điều 9, Thông tư 15/2015, gồm: (1) Bản sao Giấy khai sinh do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp (bản sao được công chứng, chứng thực hợp lệ, bản sao được cấp từ Sổ đăng ký khai sinh). (2) Bản chính hoặc bản sao giấy tờ có giá trị thay thế Giấy khai sinh được cấp trước năm 1945 ở miền Bắc và trước năm 1975 ở miền Nam. (3) Trường hợp không có giấy tờ quy định như trên thì giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp hợp lệ sau đây là cơ sở để xác định nội dung đăng ký lại khai sinh: (a) Giấy chứng minh nhân dân; thẻ căn cước công dân hoặc hộ chiếu; (b). Sổ hộ khẩu, sổ tạm trú, giấy tờ chứng minh về nơi cư trú; (c) Bằng tốt nghiệp, giấy chứng nhận, chứng chỉ, học bạ, hồ sơ học tập do cơ quan đào tạo, quản lý giáo dục có thẩm quyền cấp hoặc xác nhận; (d) Giấy tờ khác có thông tin về họ, chữ đệm, tên, ngày, tháng, năm sinh của cá nhân; (đ) Giấy tờ chứng minh quan hệ cha con, mẹ con.

Phòng Bạn đọc - Tư liệu