Bài 3: Xây dựng chính quyền điện tử, thực tế ở Móng Cái

Cách đây hơn 2 năm, TP Móng Cái đã xây dựng và đưa vào vận hành hệ thống điện tử hoá hoạt động quản lý điều hành. Đây được coi là việc triển khai giai đoạn I của chính quyền điện tử (CQĐT). Tuy còn sơ khai song CQĐT ở TP Móng Cái đã mang lại hiệu quả rõ nét trên nhiều mặt.

[links(right)]Để giúp chúng tôi hình dung được hệ thống CQĐT của thành phố, một đồng chí lãnh đạo Văn phòng UBND thành phố đã giới thiệu và trực tiếp thao tác một số khâu trên giao diện của CQĐT Móng Cái. Đầu tiên là quy trình xử lý văn bản đến, những văn bản gửi cho UBND thành phố sẽ được văn thư quét thành file định dạng pdf và gửi cho các phường, xã, phòng, ban trực thuộc thông qua đường truyền của hệ thống CQĐT. Với việc gửi file như vậy, lãnh đạo các đơn vị trực thuộc thành phố có thể tiếp tục gửi văn bản điện tử này cho các cán bộ, công chức trong cơ quan. Việc gửi văn bản điện tử qua đường truyền nội bộ này đã được TP Móng Cái thực hiện từ tháng 1-2010. Trong quy trình quản lý điều hành công việc thông qua văn bản ban hành, lãnh đạo UBND thành phố và các phòng, ban trực thuộc có thể dễ dàng biết được việc thực hiện các nhiệm vụ của cơ quan và cá nhân cán bộ, công chức. Cụ thể, khi đăng nhập vào CQĐT, ở mục công việc, lãnh đạo và nhân viên của đơn vị có thể biết được tiến độ thực hiện, thời gian cần hoàn thành các công việc được giao. Còn thông qua quy trình ban hành giấy mời, cán bộ, công chức bên cạnh biết được chính xác lịch công tác ở tỉnh, thành phố và đơn vị, còn được nhận giấy mời điện tử, giấy mời bằng tin nhắn SMS trong điện thoại cá nhân được gửi tự động bằng hệ thống nếu cán bộ đó là thành phần tham gia các cuộc họp, hội nghị. Trong mỗi giấy mời điện tử này, các thông tin về nội dung, thời gian, địa điểm, người chủ trì, cơ quan chuẩn bị nội dung, tài liệu, thành phần và số người tham gia đều được thể hiện rất cụ thể. Quy trình bảo mật văn bản, lưu trữ và trao đổi tài liệu trong hệ thống cũng được đơn vị thực hiện dự án lập trình chi tiết.

Lãnh đạo TP Móng Cái giới thiệu về mô hình chính quyền điện tử của thành phố.

“Khi đưa CQĐT vào vận hành, chúng tôi thấy tác dụng của nó là vô cùng to lớn. Đơn cử như việc toàn bộ công văn, giấy mời không phải in ra rồi chạy trên đường bộ nữa mà chạy trên mạng. Khi không có mặt tại văn phòng, cán bộ, công chức cũng biết được lịch họp thông qua tin nhắn SMS đến điện thoại của mình. Rồi các văn bản đến cũng được truyền lên hệ thống để mọi người nắm được. Cán bộ nay không phải chạy lên xin ý kiến, trình duyệt lãnh đạo như trước nữa, nên tiết kiệm được rất nhiều công sức, thời gian...” - đồng chí Vũ Văn Kinh, Phó Bí thư Thành uỷ, Phó Chủ tịch UBND thành phố nói về hiệu quả của CQĐT như vậy.

Anh Đỗ Thanh Phong, cán bộ Văn phòng UBND TP Móng Cái kể với tôi rằng: “Từ tháng 4-2010, thành phố và các phường, xã đã tiến hành giao ban trực tuyến. Lãnh đạo các phường, xã, thông qua truyền hình trực tuyến thường xuyên tham gia cùng lãnh đạo thành phố tiếp công dân ở trụ sở tiếp công dân của thành phố. Những cuộc giao ban, tiếp công dân trực tuyến như thế rất hiệu quả anh ạ”. Các cán bộ Văn phòng UBND TP Móng Cái còn dẫn chứng với tôi nhiều ví dụ về hiệu quả của CQĐT. Chỉ tay về phía tủ lưu trữ tài liệu của mình, đồng chí Phó Văn phòng UBND thành phố kể rằng tài liệu cần lưu trữ của Văn phòng thường là rất nhiều, vài tháng lại phải cất bớt đi. Thế nhưng, từ khi thực hiện lưu trữ văn bản điện tử theo mô hình CQĐT, các ngăn tủ đựng tài liệu trở nên rộng rãi. Việc tìm kiếm văn bản cũng trở nên rất dễ dàng. Dung lượng máy chủ của hệ thống rất lớn nên cán bộ, công chức nào cũng có thể lưu lại những tài liệu theo ý muốn. Ngoài ra, việc trao đổi tài liệu giữa các cán bộ, công chức cũng rất thuận tiện, nhanh chóng và an toàn. Theo thống kê của UBND thành phố thì ngân sách thành phố mỗi năm tiết kiệm được hàng tỷ đồng khi CQĐT được vận hành. Trước kia, Văn phòng UBND thành phố mỗi tháng phải mua một xe ô tô giấy để in ấn, sao chụp tài liệu gửi đi. Có những nghị định dày đến trên 50 trang mà phải sao chụp để gửi cho 17 phường, xã và nhiều phòng, ban nên lượng giấy tiêu tốn khá nhiều. Tài liệu này đến các đơn vị lại tiếp tục được sao chụp để gửi cho các bộ phận, cá nhân liên quan. Nay máy quét của thành phố với tốc độ 500 tờ/phút, tài liệu nhanh chóng được chuyển thành bản file để truyền cho các đơn vị mà chẳng tốn tờ giấy nào. Đặc biệt, việc họp trực tuyến đã tiết kiệm được thời gian, công sức cho cán bộ và giải quyết được những khó khăn do thời tiết gây ra…

Tuy đạt hiệu quả trên nhiều mặt, nhưng hệ thống CQĐT của TP Móng Cái vẫn ở dạng sơ khai vì chưa có sự tương tác trực tiếp giữa chính quyền với người dân, doanh nghiệp. Đồng chí Vũ Văn Kinh cho biết: Quá trình vận hành, CQĐT thành phố cũng gặp nhiều khó khăn như hạ tầng CNTT còn hạn chế, chưa cụ thể hoá việc hỗ trợ CBCC thay đổi phương thức làm việc trong môi trường công nghệ mới. Hội nghị truyền hình trực tuyến nhiều khi bị ảnh hưởng do mất điện và tốc độ đường truyền chưa cao… Tới đây, TP Móng Cái sẽ hoàn thiện một số chức năng của hệ thống CQĐT như video trực tuyến, phê bút điện tử, gắn kết với cổng thông tin điện tử thành phố để công khai hoá các văn bản hành chính (trừ văn bản mật), đăng ký chứng thực chữ ký điện tử, gửi và nhận công văn qua hộp thư điện tử…

Ngọc Hà
--------------------------------
Bài 4: Xây dựng chính quyền điện tư tỉnh Quảng Ninh